الدورات التدريبية للمساعد الإداري

الدورات التدريبية للمساعد الإداري

مقدمة :
يعتبر المساعد الإداري من العناصر المهمة في الشركة أو أي قطاع عمل وذلك تبعا للمهام والوظائف التي يقوم بها والمسؤول عنها، المساعد الإداري هو أكثر من سكرتير مسؤول عن الرد على الاتصالات، فهو يعتبر مصدر المعلومات بالنسبة للناس والجمهور، ولذلك أصبح هناك العديد من الدورات التدريبية التي تهدف لتدريب وتنمية مهارات المساعد الإداري، وفي هذه المقالة سنتحدث عن بعض أهم الدورات التدريبة للمساعد الإداري .

تعريف المساعد الإداري :

هو الشخص الذي يقوم بأعمال إدارية متعددة في مكان عمله، تتعدد مهامه ودوره من أمور مكتبية و إدارية ولوجستية وتنظيمية وغيرها، إلا أنه هناك الكثير من المهارات التي تجعله أنحج من غيره كمهارات في التواصل واللغات والمهارات الحاسوبية.

مهام المساعد الإداري :

وذلك تبعا للمكان الذي يعمل به من مدرسة أو شركة ذات طابع اقتصادي أو قانوني أو مالي وغيرها، ولكن بشكل عام هناك مهام محددة يقوم بها المساعد الإداري نذكر منها :
- الرد على جميع الهواتف التي تصل إلى الشركة.
- إدارة ملفات العمل والحفاظ عليها.
- المساعد الإداري مسؤول عن البريد من تلقي وإرسال.
- التجهيز والتنسيق في حال حدوث أي اجتماع أو محاضرة أو مقابلة .
- تسجيل الملاحظات .
- ارسال الفاكسات وتلقيها.
- كتابة الوثائق والمستندات التي تخص العمل وتعديلها حين يلزم.
- اعداد المراسلات والتي تتطلب بعض المهارات من المساعد الإداري التي تتعلق بالكمبيوتر.
- القيام بالأعمال المكتبية المتعددة.
- القدرة على أخذ القرارات بشكل مستقل.
- يعد المساعد الإداري مسؤولا عن الأمور اللوجستية في العمل.

بعض من أهم الدورات التدريبية للمساعد الإداري :

1- دورة الأساليب الادارة الحديثة للمساعد الإداري :

يقوم بهذه الدورة كل من موظفي الاستقبال ومدراء الأقسام الإدارية والسكرتارية وطلاب اختصاصات الأعمال الإدارية والموظفين في قسم المراقبة أو في قسم مساعدة المشاريع، تهدف هذه الدورة إلى عدة أهداف ومنها :
- تنمية قدرات ومهارات المتدربين في مجال المساعدة الإدارية.
- تقديم كافة المعلومات والتعريف الأساسية والمفاهيم الضرورية في هذا المجال.
- التدريب على الأعمال السكرتارية من ارسال واستقبال الملفات وغيرها.
- تدريب المتدربين على كيفية جدولة كل نشاطات الشركات من اجتماعات ومقابلات وغيرها.

2- دورة المساعد الإداري الناجح :

تهدف هذه الدورة على تدريب المساعد الإداري والسكرتارية ومدراء المكاتب على التعليم والتدريب على القوانين العلمية وكيفية استخدام الحاسوب والأساليب والطرق الإلكترونية من حيث الأرشفة ونقل الملفات والمعلومات وغيرها.
تحرص هذه الدورة على تقديم وتدريب المتدرب على المهارات الإدارية الحديثة والتي منها :
- التدريب على استخدام التكنولوجيا في المهارات المتنوعة للأعمال السكرتارية كمهارات العرض.
- التدريب على مهارة قواعد إدارة الوقت واستخدامها في مجالات مختلفة على جهاز الحاسوب.
- اكتساب مهارة نقل النظم و البيانات والمعلومات الكترونيا.
- اكتساب مهارات يتمكن من خلال المساعد الإداري من الحفاظ على سرية أعماله ومعلوماته اليومية.
- تعليم مفهوم الأرشفة الكترونية من مخططات وملفات ووثائق.

3- تطوير المهارات الخاصة للمساعد الإداري ومدير المكتب :

مدة الدورة تستغرق غالبا خمسة إيام، تستهدف أيضا مدير المكتب والمساعد الإداري والسكرتير.
تكمن أهمية هذه الدورة في :
- تدريب المتدرب على وظائف المساعد الإداري وأهمية عمله.
- تقدم هذه الدورة اكتساب مهارة استخدام الوقت وإدارته.
- تمكين المتدرب من التعامل مع تكنولوجيا الاتصال واستخدامها في مجال التواصل.
- تدريب على كل الطرق الحديثة التكنولوجية في الأعمال الإدارية المكتبية.

4- دورة مهارات المساعد التنفيذي :

تحقق هذه الدورة للمتدرب من موظفين إداريين ومدراء مكاتب ومساعدين تنفيذين وإداريين ترقية وظيفية ومهارات إدارية عالية، وتهدف هذه الدورة إلى عدة أهداف نذكر منها :

- القدرة على التعامل مع ضغط العمل من خلال استخدام وسائل الاتصالات الحديثة.
- ينمي مهارات تمكن المتدرب على الوصول لعلاقات تجارية مهمة والحفاظ عليها من خلال تدريبه على الاعتماد على ذكائه العاطفي.
- تعلم المتدرب أساليب وطرق في إدارة العمل وتنظيمه، والصيانة إن لزم الأمر، فهي تهدف إلى زيادة الانتاج والأرباح للشركات.
- تدرب على مهارات وخبرات إضافية ترفع من مستوى العمل وتحل مشاكل التوتر وغيرها.
- تقدم كفاءات متنوعة للمتدرب ومنها :
أ - التدريب على التفكير الاحترازي المسبق.
ب - التدريب على بناء وتطوير واصلاح الأنظمة.
ج - التدريب على مهارات حديثة تحقق تواصل جيد مع الأخرين.
د - التدريب على الاهتمام وبشكل كبير في تقديم الخدمات للعملاء.

5- دورة الدعم الإداري :

تهدف هذه الدورة إلى التعريف بكل مهام ووظائف المساعدين الإداريين، فقد تخطى مفهوم المساعد الإداري بما هو متعارف من أعمال إدارية وسكرتارية، فأصبح لدينا في ظل هذه التطورات مفهوم جديد للمساعد الإداري تحرص هذه الدورة على نشره، حيث تعددت مهامه من خلال توظيفه في مهام ابداعية في مجال إدارة المكاتب من أرشفة، وجدولة، واتصالات، وتنظيم اجتماعات ومقابلات، وتحضير محاضر ،وتنظيم الأجور والرواتب، والعلاقات مع الموظفين الأخرين وغيرها، تقوم هذه الدورة بتحديد مهام وأعمال المساعد الإداري والتدريب عليها.

6- دورة إدارة المال العام :

تعمل هذه الدورة على التأكيد على أهمية متابعة الأمور المالية بهدف الحفاظ على دخل وأرباح الشركة أو أي قطاع عمل، وتحتوي الدورة على تدريب المساعدين الإداريين وكل الموظفين اللذين لهم علاقة بالمحاسبة على الرقابة الإدارية والمالية.
تهدف دورة إدارة المال على توعية جميع العاملين على الإدارة الجيدة من أجل محاربة الفساد والحفاظ على مستوى عمل جيد.

7- دورة لمس التدريب على الكتابة :

تعمل هذه الدورة على تدريب المساعدين الإداريين وكل من لديه عمل طويل على جهاز الحاسوب على الاستخدام السريع للكتابة ، تعتبر من أهم المقاييس التي تدل على مهارات الموظف، فالسرعة في الكتابة مهمة جدا لتيسر أمور العمل وتعتبر مهارة إيجابية للمساعد الإداري عند اكتسابها حيث تمنحه كفاءة في إعداد الأعمال الإدارية وكتابة المهام اليومية من تقارير وإعداد برامج عمل بأسلوب جذاب ومهني.

8- دورة أساسيات إدارة العمليات :

تستهدف هذه الدورة أصحاب المشاريع والمدراء والمساعدين الإداريين، وتكمن أهمية هذه الدورة بإعطاء المتدرب خبرة وكفاءة في العمليات الإدارية حيث يصبح المتدرب لديه قدرة على :
- الفهم الصحيح لمعنى الإدارة .
- توضيح أهمية القدرة على استغلال جميع الموارد المتاحة.
- تقدم للمتدرب أهم الخطط والاستراتيجيات في مجال الخطط الإدارية الناجحة.
- التعامل الأصح والتوجيه الجيد للإفراد وقيادتهم.
وهناك الكثير من الدورات التدريبية للمساعد الإداري :

9- دورة الأعمال والإدارة مستوى 2 :

10- دورة مهارات تكنولوجيا المعلومات الأساسية المستوى 2 :

11- دورة  مايكروسوفت لمحو الأمية الرقيمة – أساسيات الكمبيوتر:

نستنتج مما سبق :
جميع الدورات التدريبية تصب في تطوير مهارات وخبرات المساعد الإداري من حيث الإدارة وتنظيم الأعمال المكتبية وتطوير طرق التواصل مع الناس والموظفين من زملاء وغيرهم، إضافة إلى إدخال الطرق الحديثة والتكنولوجية في جميع المهام وإدخال مهارات الحاسوبية أيضا من كتابة وترتيب العمل وتنسيق التقارير وإعداد محاضر وورشات عمل.