دورات تدريبية في السكرتارية التنفيذية

دورات تدريبية في السكرتارية التنفيذية

مقدمة :

تقوم السكرتارية بدور هام وحيوي في المنظمات على اختلاف أحجامها ونشاطاتها، وتساهم في مساعدة متخذي القرار في المنظمات على تحمّل أعبائهم حتى تحقق المنظمة أهدافها، ولذا يحرص المسؤولون في المنظمات على العناية باختيار العاملين في أقسام السكرتارية عناية فائقة، لأن السكرتير يساهم مساهمة فعّالة في تحسين صورة المنظمة أمام العملاء، ومن هنا حرص المفكرون والكتاب على المساهمة في تحديد الصفات والخصائص الواجب توافرها في من يشغل وظائف السكرتارية، كما حرصوا كذلك على تحديد المهام والواجبات التي يقوم بها السكرتاريون مساهمة منهم في تفعيل دور السكرتير داخل المنظمة .

مفهوم السكرتارية :

تُعرّف السكرتارية بأنها أحد الوظائف التي تقوم بمساعدة كافة الإدارات والمدراء، وذلك من خلال إمدادهم بمعلومات في مختلف المجالات سواء الفنية أو المكتبية من أجل أداء جميع المهام المطلوبة، كما تقوم أيضاً بأداء كافة الأعمال الروتينية أو التقليدية لتخفيف الضغط  عن المدراء، وذلك بما يضمن أداء المهام في الوقت المحدد وبتكلفة أقل، ويمكن تعريف السكرتير أو السكرتيرة بأنه هو الشخص المسئول عن مساعدة مديره وأداء كافة الأعمال الروتينية نيابة عنه من حفظ المعلومات وتسجيلها وترتيب جدول الأعمال وتنظيم الوقت بشكل سليم، مما يعين المدير على أداء مهامه بسهولة .

أهمية وظيفة السكرتارية :

تحتل وظيفة السكرتارية مكانة مميزة في جميع الشركات والمؤسسات وخاصة في الوقت الحاضر، حيث زادت المهام والأعباء الخاصة بالرؤساء والمدراء، والدور الرئيسي للسكرتارية هو القيام بمساعدة المدراء والرؤساء وتخفيف الضغوط عنهم بالشكل الذي يسمح لهم بالتفرغ لأداء المهام الموكلة إليهم ومتابعة سير العمل، ويمكن إيجاز أهمية السكرتارية في النقاط التالية:

• القيام بالأعمال المكتبية الروتينية.

• ترتيب جدول أعمال المدراء.

• جمع كافة البيانات والمعلومات للمدراء ليتمكنوا من اتخاذ القرار بشكل سليم.

• حفظ أسرار مكتب العمل وعدم التحدث بها مع أحد مهما كان الأمر.

• إعطاء المدراء الفرصة للقيام بالمهام والوظائف الأساسية.

الصفات والمهارات الواجب توافرها في السكرتير أو السكرتيرة :

يجب أن يتوافر في السكرتير أو السكرتيرة مجموعة من الصفات والمهارات الشخصية والعلمية، وهي:

الصفات الشخصية المطلوب توافرها في السكرتير أو السكرتيرة

• الصدق والأمانة، وذلك من أجل المحافظة على أسرار الشركة أو المنشأة.

• اللباقة والتعبير بطلاقة والإنصات بشكل جيد لكافة الأوامر المطلوبة.

• الفطنة، والقدرة على التعامل مع مختلف المواقف بشكل صحيح

• الذاكرة القوية والقدرة على التركيز

• الصبر والقدرة على تحمل ضغوط العمل.

• الاهتمام بالمظهر الخارجي.

• الانضباط في العمل والالتزام بالمواعيد.

• القدرة على التواصل مع الآخرين عبر مختلف الوسائل التقليدية والحديثة.

• النشاط والقدرة على التنظيم والترتيب.

• الثقة بالنفس وعدم التردد أو الخجل من التعامل مع الآخرين.

الشهادات أو الصفات العلمية المطلوب توافرها في السكرتير أو السكرتيرة

• الحصول على مؤهل علمي مناسب يسمح بأداء مهام السكرتارية.

• إتقان اللغات الأجنبية بجانب اللغة العربية، وعلى رأسها اللغة الإنكليزية.

• معرفة لوائح العمل التي تطبق في البلد التي يعمل بها، وكذلك المعرفة تامة بكافة القوانين المعمول بها في المؤسسات وتحديداً المؤسسة التي يعمل بها.

• إجادة استخدام أجهزة الحاسب الآلي وبرامجه المختلفة.

• القدرة على كتابة التقارير الإدارية.

• إجادة استخدام بعض الأجهزة الخاصة بمجال العمل مثل الآلة الكاتبة وآلة التصوير وغيرها.

أهداف دورات السكرتارية التنفيذية :

تهدف هذه الدورات إلى إكساب المشاركين المعارف والمهارات التالية:

1. معرفة مفهوم السكرتارية وأهميتها وأنواعها وصفات السكرتير الناجح.

2. القدرة على إجراء ومعالجة الاتصالات الهاتفية بمهارة.

3. القدرة على تنظيم الاجتماعات بفاعلية.

4. القدرة على تنظيم سفريات المدير بكفاءة.

5. القدرة على كتابة المراسلات الخارجية والداخلية وفقاً للشروط الشكلية والموضوعية بكفاءة.

6. القدرة على معالجة البريد الصادر والوارد بكفاءة.

7. القدرة على تنظيم مواعيد المدير بدقة وكفاءة.

8. القدرة على استقبال زوار المدير بفاعلية ومهارة.

9. القدرة على تنظيم أوراق ووثائق مكتب المدير بفاعلية.

محاور دورة السكرتارية التنفيذية :

• مفاهيم السكرتارية والمحفوظات المعاصرة في المنظمات الحديثة (المكتب الحديث، وظائفه، أهدافه، وأهمية إدارته، وتنظيم أعمال السكرتارية والمحفوظات به).

• الاستراتيجية المستخدمة لخدمة أعمال السكرتارية والمحفوظات ومراحل أنظمة الإعداد والتجهيز لتنظيم الملفات والمعلومات واستيعاب طرق الفهرسة والحفظ.

• الإجراءات والخطط التنفيذية لإقامة أنظمة متطورة لحفظ واسترجاع المعلومات ومزايا استخدام التقنيات الحديثة في هذا المجال.

• مهام السكرتير ومهارته وصفاته وواجباته والأسلوب السليم لصياغة المكتبات ومحاضر الجلسات وفن تنظيم الاجتماعات.

• تصرفات السكرتير وقواعد الإتيكيت وآداب المعاملة واللباقة واستقبال وتصدير المكاتبات وفن الحوار والاتصال.

أهم الدورات في السكرتارية التنفيذية :

• مراقبة المستندات وإدارة السجلات، وتتضمن

• تطوير برنامج إدارة السجلات لتعزيز قيمة معلومات المؤسسة وتقليل التكلفة والمخاطر

• تطوير وسائل التحكم بالمستندات لتعريف وتأمين وحماية والاحتفاظ بالمعلومات الهامة

• تطبيق أنظمة ومعايير إدارة المعلومات

• تحديد المخاطر المرتبطة بالإدارة الضعيفة للمعلومات لتقليل العقوبات والتكلفة

• تطوير سجل أصول المعلومات لتحديد المعلومات المهمة داخل المؤسسة

• الإبداع في مهارات السكرتارية وإدارة المكاتب والأرشفة وتطبيقاتها، وتتضمن

• تقييم وتطوير الهياكل التنظيمية.

• إعداد بطاقات الوصف الوظيفي.

• تبادل ونقل الخبرات في مجال إعداد وتطوير الهياكل التنظيمية وبطاقات الوصف الوظيفي.

• السكرتارية العصرية ومهارات القراءة السريعة والاختزال وتنشيط الذاكرة، وتتضمن

• القراءة السريعة بما يوفر وقت وجهد الإدارة.

• اختزال محاضر الاجتماعات وكلمات الإدارة.

• تنشيط الذاكرة لسهولة وسرعة استرجاع المعلومات بما يفيد العمل المكتبي.

• السكرتارية الإلكترونية وإدارة المكاتب الذكية وفق أحدث المتغيرات، وتتضمن

• معرفة كاملة بمفهوم الإدارة المكتبية والسكرتارية

• معرفة كاملة بالآفاق الجديدة لإدارة المكاتب، وطبيعة النشاط المكتبي.

• التمييز بين السكرتارية التنفيذية وأنواع السكرتارية الأخرى (العامة – الخاصة – المتخصصة).

• مهارات أداء مهام الإدارة المكتبية التي تتطلبها أعمال المكاتب في المنظمات الرئيسية والوزارات والهيئات والمؤسسات والشركات.

• مهارات تخفيف ضغوط العمل الواقع على القادة والوزراء والوكلاء والمدراء والمسؤولين.

• معرفة قواعد الاتيكيت والبروتوكول وفنون الاتصال وأساليب التعامل مع كبار الشخصيات وأنماط الزائرين.

• مقارنة خطط العمل مع المنظمات الأخرى بغية تطويرها وتحسينها من خلال تنمية المهارات الفنية والسلوكية.

• معرفة كاملة بفنون التعامل مع التقنيات الحديثة ورفع معدلات الأداء المكتبي باستخدام التكنولوجيا ونظم المعلومات.

• إجاده تنظيم أوراق المكتب بصورة تسمح بالاسترجاع منها بأسرع وقت.

• اجادة الرقابة على الأداء المكتبي.

• الكتابة والصياغة الإبداعية للخطابات والمراسلات والتقارير، وتتضمن 

• فهم أساسيات كتابة الأعمال وتطبيق التقنيات الأساسية لكتابة رسائل البريد الإلكتروني والرسائل الرسمية والمذكرات وغيرها

• الأساليب والمهارات الأساسية لكتابة التقارير الإدارية والفنية والهندسية

• استخدام أساليب التعبير المناسبة والصياغات السليمة الجذابة والمؤثرة

• المهارات الاستراتيجية في صياغة التقارير الاستراتيجية  

• إعداد التقارير المعلوماتية والتحليلية

• الاستخدام الأمثل لمهارة الكتابة في التواصل الإداري الفعّال

• التخصص في تجميع وتنظيم المعلومات لإعداد التقارير والمراسلات الإدارية والفنية

• حالات عملية في كتابة التقارير

• استخدام الحاسب الآلي ونظم المعلومات في إعداد المراسلات وكتابة وعرض التقارير

• المساعد التنفيذي المعتمد وإدارة المكاتب العليا، وتتضمن

• قراءة وتحليل واردة المذكرات والطلبات والتقارير وتحديد أهميتها

• إدارة وصيانة جداول المدراء التنفيذيين

• إعداد مسودات الخطابات والمراسلات الرسمية حسب توجيهات المدير التنفيذي

• التعامل مع ضغوطات العمل وإعداد خطة عمل للتحكم بها

• إعداد وتنظيم الاجتماعات وكتابة الأجندة وتدوين محاضر الاجتماعات بدقة

• تطبيق الذكاء العاطفي لتعزيز العلاقات الممتازة

• استغلال مفاهيم واستراتيجيات الاتصالات الحديثة لتسهيل تدفق العمل

• معرفة كيفية إدارة النزاعات وفهم أساسيات حل المشكلات وإتقان أداء المهام المتعددة، والتصرف بلباقة ودبلوماسية

• تحسين المهارات المهنية في التواصل مع الجمهور الداخلي والخارجي بطريقة فعّالة

خاتمة :

مما سبق نستنتج أن من يشغل وظيفة السكرتارية يجب أن يمتلك مهارات تنظيميّة عالية تخوّله الحفاظ على كافة البيانات والمعلومات بشكل منظّم ودقيق، وكذلك مهارات شخصيّة للتفاعل مع الأشخاص الآخرين سواء عملاء أو موظّفين، وأن يكون قادر على العمل بعدة مهام في آنٍ واحد، وفي النهاية لا بد أن يتمتع السكرتير بالدقة والاهتمام بالتفاصيل وقادر على العمل تحت الضغط خاصّة أثناء التعامل مع تقييم المستندات.