دورات تنسيق الحفلات 

دورات تنسيق الحفلات

هناك الكثير من الدورات التدريبية التي تدرب على تنظيم الحفلات وتنسيق المؤتمرات، حيث توضح هذه الدورات المراحل والخطوات الواجب اتباعها للوصول إلى فعالية ناجحة، حيث هناك الكثير من يرغب بإقامة حفل مميز يطرح من خلاله أفكاره وينشر المعلومات التي يريد ايصالها للفئات المستهدفة، فإن فشل هذا الحفل سيؤثر سلبا حتما، في هذه المقالة سنتحدث عن دورات تنسيق الحفلات.

أهمية الدورات التدريبية في تنظيم الحفلات :

تعتبر الدورات التدريبية ذات أهمية كبيرة لعدة أسباب نذكر منها :
1- إن تنظيم وتنسيق الحفلات والمؤتمرات من الأمور المهمة في مجال توصيل المعلومات والأفكار المراد طرحها في هذه الفعاليات للأشخاص والفئات المستهدفة.
2- يعتبر تنظيم وتنسيق الحفلات أمر مهم جدا في نجاحها وتحقيق هدفها، فإن الدورات في هذا المجال والدراسات تلعب دور كبير في القيام بحفلات ومؤتمرات هادفة وناجحة تلبي غرضها على أكمل وجه.
3- تكسب المتدرب طرق وأساليب فكرية جديدة تساعده على وضع حلول للمشاكل التي من الممكن أن يتعرض لها، وذلك من خلال مقابلته لأشخاص مختلفين يصغي لأفكارهم ويستفيد منهم بإبداع طرق جديدة وابتكار اختراعات تهدف بشكل أساسي إلى نجاح العمل.
4- تعتبر هذه الدورات مهمة لأنها أيضا تساعد هذه الدورة المتدرب على كيفية البدء فلا يشعر بالتشتت والضياع مهما كان حجم الحفل أو المؤتمر، لأن هذه الدورات تضع المتدرب بصورة العمل بحيث تعلمه على كيفية وضع خطوات العمل بشكل مرتب ومتسلسل.

خطوات تنظيم الفعاليات الهامة والمؤتمرات :

1- الخطوة الأولى : يجب على قائم بالحفل تحديد سبب أو الهدف من الحفلة وعلى هذا الأساس يقوم بالإعلان عنها، وتعتبر أول خطوة في مجال تنظيم الفعاليات المختلفة، وهنا يبدأ بالحملة الإعلانية وبجميع الطرق الممكنة بهدف أن يصل إلى أكبر عدد ممكن من الناس، والانتباه إلى أكثر الوسائل التي يستخدمها الناس والنشر عبرها.
2- الخطوة الثانية : دعوة الحضور المشارك في الحفل وتعتبر ثاني خطوة، حيث يتم دعوتهم بشكل منظم، بحيث يتحدد موعد الحفل وكيفية التواصل مع القائمين على الحفل.
3- الخطوة الثالثة : ترتيب المواضيع والنقاشات التي ستتخلل الحفل بحيث يتم تحديد أوقاتها ومدتها ضمن الحفل، فيجب أن يكون وقت الحفل كافي لجميع النقاشات المفروض مناقشتها.
4- الخطوة الرابعة : اختيار الشخص أو الأشخاص المناسبين لتمثيل الحفل، حيث من المهم اختيار المتحدث الرسمي بشكل دقيق وذلك يعود لنوع الحفل و هدفه.
5- الخطوة الخامسة : إقامة حفل افتتاحي وختامي، وتعتبر من الخطوات التي تلعب دور كبير في نجاح الحفل، حيث يتم القيام بجميع الإجراءات والترتيبات قبل اجراء الحفل الافتتاحي أو الختامي من ديكورات وتنسيقات وتنظيمات أخرى.

أسباب القيام بدورات تدريبية في مجال تنسيق الحفلات :

1- يصبح للمتدرب المعرفة الكافية على قدراته وامكانياته في هذا المجال، والنقاط التي يجب أن يطورها ليحقق عمل ناجح.
2- اكتساب جميع الأساليب والطرق والمعلومات المهمة في مجال تنسيق وتنظيم الحفلات من البداية.
3- هذه الدورات تشجع المتدربين على البدء بالعمل والتأسيس لعملهم الخاص.
4- تمكن هذه الدورات المتدربين التعامل مع جميع أنواع الحفلات دون الحاجة للاستعانة بمختصين أخرين.
5- تؤهل هذه الدورات المتدربين أيضا على تنظيم وتنسيق الحفلات المهمة، حيث تكسب هذه الدورات المتدربين مهارات ذات معايير عالمية.
6- تعلم هذه الدورات المتدربين على التخطيط والتنظيم الدقيق وإدارة الوقت والذي بدوره يمكنهم من تنسيق أي عمل.
7- تمنح هذه الدورات الكثير من المعلومات بخصوص ترتيب الأوليات وتنظيم الأفكار، حيث المتدرب لا يتشتت عند البدء وكيفية العمل.

 
كيف أصبح منسق حفلات ومناسبات ؟

لتصبح منسق حفلات أو مناسبات أو مؤتمرات أو قاعات للأفراح أو الاجتماعات وغيرها لابد من توافر شهادة جامعية إضافة لعدد من المهارات الاجتماعية والتنسيقية حيث ذلك سيلبي الغرض وستجد الكثير من فرص العمل في هذا المجال.

خصائص العمل كمنسق حفلات :

1- الشهادة :

هناك شهادات تساعد في العمل في هذا المجال كشهادات في إدارة الأعمال، إلا أن ذلك ليس شرطا أساسيا فأحيانا الخبرة المهنية والاجتماعية كافية ليصبح الشخص منسق حفلات ناجح.

2- الخبرة المهنية :

هناك العديد من المهن تعطي للشخص خبرة تجعله من المرشحين الأوائل لتنسيق الحفلات، كالمساعدين الإداريين، وموظفي الفنادق اللذين لديهم خبرة في مجال تقديم الطعام وترتيب الطاولات وتقديم أنواع الضيافة، وأيضا مدراء المطاعم والعاملين في مجال التسويق لخبرتهم بالتعامل مع العملاء، وبالتالي فإن هذه المهن وغيرها تكسب الأشخاص خبرة وخلفية مهنية تجعلهم قادرين على تنسق الفعال للحفلات.

3- المال :

عندما يرغب المتدرب بالذهاب ليعمل عمل خاص في مجال تنسيق الحفلات يجب أن يتعامل مع الشركات أو الجهات التي تدفع المال نقديا، والمبلغ المطلوب يختلف حسب متطلبات الحفل وإمكانية المستثمر وحسب جدول الخطة التنظيمية التي يضعها المنسق، فيجب أن يقدر جميع التكاليف اللازمة من تسويق وأدوات وحجوزات وضرائب وغيرها.

4- جدول يضع به منسق الحفلات الزمن والحركة التي يتطلب منه الحفل :

حيث ينظم المنسق عمله خلال جدول زمني يقدر بها الفترات التي سيعمل بها فغالبا ما يكون عمل المنسقين ليلا وفي ساعات متأخرة، إضافة إلى الحركة التي سيحركها فبعض الحفلات تتطلب السفر لأماكن أخرى بهدف حجزها والإشراف الشخصي عليها.

5- المهارات الشخصية :

تنسيق الحفلات تتطلب بشكل أساسي شخص اجتماعي لديه خبرات في التواصل الاجتماعي وكسب العملاء والاستماع إليهم، فإن هذه الصفة تلعب دور كبير في نجاحه بعمله، حيث يجب عليه إدارة الوقت أي تنظيم برنامج الحفل بما يتناسب مع الأوقات المخصصة له، وعليه عرض خدماته بشكل دائم للضيوف وهي صفة مهمة أيضا في منسق الحفلات، ويجب أن يشعر بمتعة أثناء تنفيذ جميع أعماله رغم صعوبتها من أجل تقديم المزيد من الأفكار المبتكرة والخدمات الجديدة.

إضافة لذلك ممكن أن نضيف أيضا :
- اطلاع المنسق إلى حفلات ومؤتمرات تم تنظيمها وتنسيقها ومن خلال التواصل مع أشخاص لديهم خبرة في هذا المجال ومحاولة العمل معهم في البداية وإن كان الأمر في البداية غير مأجور.
- انشاء المنسق لموقع الكتروني خاص به يضع عليه تجاربه في مجال تنسيق الحفلات، و طبع بطاقة خاص به وتوزيعها محاول جذب العملاء.

المواضيع الأساسية لدورات تنسيق الحفلات :

1- الضيافة ومتطلباتها وأنواعها.
2- أنواع المناسبات والخدمات الواجب تقديمها.
3- الترتيبات من تزين وإضاءة وغيرها في الحفلات والمؤتمرات .
4- الأثاث المناسب للحفلات أو المؤتمرات.
5- البرتوكول والإتيكيت وقوانين الآداب العامة والخاصة.
6- دور وزارة السياحة في هذا المجال.
7- دور المنظمات الدولية في هذا المجال.
8-  مفهوم النشاط التجاري والسياحة .
9- المصطلحات الواجب معرفتها وحفظها لاستخدامها في مثل هذه النشاطات والمناسبات.
10- خدمات المعارض وخدمات Buffets.
11- معرفة المشروب و الأكل المناسب للحفل أو المؤتمر

نستنتج مما سبق :
إن هذه الدورات تؤهل المتدربين على تنظيم وتنسيق الحفلات بشكل ناجح ومميز، وذلك حسب قواعد ومعايير مدروسة تشمل جميع البروتوكولات وقواعد الإتيكيت والآداب وتنظيم طاولات الطعام والبوفيه ووضع الخطط الناجحة لنظام الحفل والغاية منه.