دورة إدارة الوقت

دورة إدارة الوقت

نعيش اليوم في عصر السرعة والتكنولوجيا، عصر الإنترنت وعلوم الفضاء والكون، وقد أصبحنا نعيش برفاهية كبيرة فكل شيء ممكن تقريباً، حيث يمكننا الحصول على ما نريده بأقل وقت وبأعلى جودة، وكل ما توصل إليه العالم اليوم هو أحد ثمار إدارة الوقت فهو الذي ساعد على الانتقال إلى مرحلة الحداثة والرفاهية هذه، ولذلك تقدس شعوب العالم المتقدم الوقت وتحترم كل دقيقة وكل ثانية فيه، ونظراً لأهميته الكبيرة سنتحدث عن أهمية إدارة الوقت في هذه المقالة.

مفهوم إدارة الوقت

الإدارة والوقت هما عنصرين متكاملين، حيث أن الوقت هو أحد عناصر الإدارة التي تساعدها على تحقيق أهدافها وإنجاز أعمالها بطريقة منظمة وفعّالة، وقد تم تعريف إدارة الوقت بعدة طرق، وجميعها تشتمل على إنجاز الأعمال بطريقة فعّالة بأقل التكاليف الممكنة وفي وقت قصير وبأفضل الوسائل، وذلك من أجل تحقيق الأهداف المرجوة، ويمكن تعريف إدارة الوقت بأنها أفضل استخدام للقدرات الشخصية والوقت لتحقيق الأهداف مما يساعد على التوازن الصحيح بين مطالب العمل والحياة الخاصة وتوفير الحاجات الأساسية للعقل والروح والجسد.

فوائد إدارة الوقت

• قضاء يومك بأفضل طريقة ممكنة: هناك 24 ساعة في اليوم يجب الاستفادة القصوى منها، وهو أمر يعود إليك في كيفية إدارة الوقت لإنجاز مهامك وأعمالك دون أن تشعر بأنك مطارد دائماً.

• إنجاز الكثير في وقت أقل: تتحسن كفاءتك عند قيامك بإدارة الوقت بطريقة جيدة، كما أن إدارة الوقت تحسّن من تركيزك، فعندما تعلم أن لديك وقت محدود لإنجاز قائمة مهامك، فإنك ستتعلم كيفية تحديد أولوياتك وتقدير الزمن المستغرق لإنجاز كل مهمة، إضافة إلى احترام المواعيد النهائية لإنجاز الأعمال.

• الشعور بالإنجاز وتوفير الجهد لمزيد من الإنجازات: عندما تلقي نظرة على مقدار وجودة إنتاجك في اليوم الواحد بعد إدارة وقتك، فإنك تشعر بالرضا عن نفسك، إضافة إلى تقدير آخر لمعنى الحياة، وهو ما يغذي طاقتك في أيام العمل المقبلة ويعزز دوافعك وفاعليتك في إنهاء كافة المهام.

• أن تصبح أكثر حسماً: تحسين مهارات إدارة الوقت والقيام بتنظيم اليوم وتقسيمه كروتين يومي يجنبك إهدار الوقت في التفكير فيما ستفعله لاحقاً على لائحة مهامك، وهو ما يجعلك أكثر قدرة على اتخاذ القرارات بثقة.

• التمتع بالمزايا العملية: عندما تدير وقتك بأفضل طريقة، فإنك تصبح أكثر صرامة وحسماً في اتخاذ القرارات، الأمر الذي يعزز ثقتك في نفسك ويجعلك أكثر حماساً لإنجاز المزيد، فالقادة يلاحظون الأناس الذين يتمتعون بمهارات إدارة وقت مميزة، وهو ما يساعدك في النهاية على المضي قدماً نحو حياة عملية أكثر احترافية.

• إيجاد الوقت لفعل ما تحب: إذا تمكنت من إدارة الوقت بطريقة توازن بين إنجاز أعمالك ومهامك الأسرية، فإنك ستحظى بوقت خاص بك لممارسة هواياتك أو تطوير نواحي أخرى في شخصيتك أو الاجتماع بالأهل والأصدقاء.

طرق إدارة الوقت

تفويض المهام:

من الشائع أن نحاول إنجاز مهام تفوق قدراتنا في بعض الأحيان، وهذا يؤدي إلى التعرض للإجهاد والإرهاق، وهنا تبرز أهمية تفويض المهام من أجل إدارة الوقت بشكل أفضل، فلا تتردد في تفويض العمل للآخرين ضمن نطاق عملك وصلاحياتك، لأن التفويض من المهارات الرئيسية في فنون الإدارة، ولا يعتبر تهرباً من المسؤولية.

تحديد أولويات العمل:

قبل بداية اليوم، قم بإعداد لائحة بالأمور التي تتطلب اهتمامك الفوري، لأن المهام غير الضرورية تستنزف الكثير من وقتك، وبعض المهام المستعجلة سيتوجب إنجازها في اليوم ذاته، ستجد إدارة الوقت أكثر يسراً من خلال تحديد أولوياتك ووضع لائحة بالمهام الضرورية.

جدولة المهام:

قبل بدء يومك قم بإعداد لائحة المهام التي يتوجب تنفيذها ورتبها حسب الأولوية وركّز على الأساسية منها، وللخروج بنتائج أفضل قم بتقسيم المهام إلى 3 أقسام هي مهام العمل ومهام منزلية ومهام شخصية.

تحديد مواعيد نهائية:

عندما يكون لديك مهمة حدد لها موعداً نهائياً منطقياً والتزم به، وتأكد أن يتحدد هذا الموعد النهائي قبل أيام من إنجاز المهمة، إن إدارة الوقت بهذه الطريقة يعتبر تحدياً ممتعاً، كافئ نفسك على عملك الجاد وإنجاز العمل بالموعد المحدد.

تجنب المماطلة:

تؤدي المماطلة إلى إضاعة الوقت والطاقة، ما قد يتسبب بمشاكل كبيرة في حياتك المهنية والشخصية، تجنب التسويف والمماطلة بأي ثمن وارفع من نسبة تركيزك خلال تنفيذ المهام، كي تتمكن من إنجازها في الوقت المحدد دون تأخير.

التعامل بحكمة مع الإجهاد:

إدارة الوقت مهمة للغاية في التعامل مع الإجهاد الناتج عن قبول مهمات تفوق قدراتنا أحياناً، خصوصاً عند الشعور بالتعب الجسدي الذي يؤثر على الإنتاجية، يمكنك التغلب على هذه الناحية من خلال فترات راحة قصيرة وتفويض المهام لزملائك من أجل تقليل الأعباء الجسدية والذهنية لديك.

تجنب تعدد المهام:

يشعر كثيرون بأن القيام بأكثر من مهمة في وقت واحد وسيلة فعّالة لإنجاز الأمور، لكن الحقيقة تقول إن الأداء يتحسن عند التركيز على شيء واحد، فتعدد المهام يعرقل الإنتاجية ويجب تجنبه لتحسين تقنيات إدارة الوقت، فجدولة المهام تساعد على رفع مستوى الجودة.

بدء يومك مبكراً:

الأشخاص الناجحين يبدؤون يومهم في وقت مبكر، الأمر الذي يتيح لهم تخطيط اليوم بشكل ملائم، فعندما تستيقظ مبكراً تكون أكثر هدوءً وتركيزاً وإبداعاً، ومع تقدم اليوم تنخفض مستويات الطاقة لديك.

فترات راحة منتظمة:

كلما شعرت بالتعب والإجهاد خذ استراحة تتراوح مدتها من 10 إلى 15 دقيقة، لأن الكثير من التوتر والإجهاد له تأثير سلبي على صحتك الجسدية والذهنية، ومستوياتك إنتاجك، جدولة أوقات الراحة من أهم طرق إدارة الوقت، وهو ما يساعدك على الاسترخاء والعودة إلى العمل بطاقة متجددة، وخلال هذه الفترات، يمكنك المشي أو الاستماع للموسيقى أو القيام بتمارين بدنية أو التواصل مع أصدقائك وأفراد عائلتك.

تعلّم الرفض:

ليس محبذاً رفض تولي المهمات ضمن بيئة العمل، لكن القيام بذلك بطريقة مهذبة عند شعورك بأنها ستشكل حملاً إضافياً على جدولك الثقيل فعلياً قد يجنبك إحراج عدم إنجاز عملك في الوقت المحدد.

دورة إدارة الوقت والأولويات

تغطي دورة مهارات إدارة الوقت والأولويات أهم المحاور التي تساعد المشاركين على اكتساب مبادئ إدارة الوقت لمساعدتهم على تنظيم مهامهم وواجباتهم اليومية وتقليل الإجهاد المرافق لإنجاز هذه المهام، بالإضافة إلى تمكينهم من إدارة الوقت بشكل أكثر فعالية عن طريق تعلّم كيفية تخطيط وتنفيذ المهام وخطط العمل بطرق ذكية سواءً في العمل أو في الحياة الشخصية.

تحتوي دورة إدارة الوقت على أهم النقاط في عملية إدارة الوقت وأهمية مهارات إدارة الذات والوقت في الحياة المهنية والشخصية، بالإضافة إلى استراتيجيات الاستثمار في الوقت وتجنب الأمور السارقة للوقت التي تقلل من الإنتاجية، وذلك بوضع الحلول المناسبة لها لإزالة أو التخفيف من الآثار السلبية لها وإعداد وتنفيذ خطة عمل فعّالة.

مخرجات الدورة

• تقليل الفوضى في حياتك وزيادة عملية التحكم في سير حياتك عن طريق تنظيم الوقت 

• رفع مستوى الشعور بضرورة التحرك الفوري وعدم المماطلة وإضاعة الوقت 

• طرق زيادة الإنتاجية وتحسين مستويات الأداء في العمل والحياة عموماً من خلال تنظيم الوقت 

• إنجاز أهم الأمور في أقل وقت ممكن عن طريق التخطيط السليم وتحديد الأولويات 

• تخصيص وقت لأنفسنا لعمل أمور نحبها وتعود بالفائدة علينا 

• التغلب على معوقات الإنتاجية 

• تمالك ضغوط الحياة والسيطرة على التوتر المعيق للراحة النفسية

محاور الدورة

• الاتجاهات الحديثة في الإدارة.

• مفهوم وأهمية إدارة الوقت.

• أسس ومبادئ إدارة الوقت.

• كيفية التخطيط للوقت.

• مصفوفة ستيفن كوفي لتخطيط الوقت.

• استراتيجيات إدارة الوقت.

• ما هي لصوص الوقت وكيفية التغلب عليها.

• كيفية عمل أجندة يومية وشهرية لاستثمار الوقت.

• عوامل إهدار وقت صنع القرار.

• مبادئ استثمار الوقت.

• التخطيط للمهام.

• تنظيم وتنفيذ المهام.

• معوقات إدارة الوقت.

• الوصايا العشر لإدارة الوقت.

خاتمة

إن إدارة الوقت مهارة تزداد أهميتها مع مرور الزمن، وإتقانها وتحسين مهاراتها يحسّن من جودة حياتك على كافة الصعد، والشعور بعدم قدرتك على اتقانها هو مجرد إحساس داخلي يمكنك التغلب عليه من خلال تعزيز ثقتك بنفسك، فلإدارة الوقت أهمية كبيرة في تطوير الذات وستجعلك تنعم بحياة مهنية واجتماعية أكثر استقراراً، الوقت كنز عظيم يجب أن نستغله لتحقيق أحلامنا وأمانينا، لذا احرص على تنظيم وقتك بالشكل الصحيح لتحصل على حياة سعيدة.