فائدة دورة السكرتارية

فائدة دورة السكرتارية

وظيفة السكرتارية من أهم الوظائف التي تتطلب اتقان الكثير من المهارات الإدارية، وتشكّل السكرتارية أهمية كبيرة بالنسبة للمدراء إذ أنها تسهم في تخفيف الأعباء عنهم، وتمدهم بكافة المعلومات والبيانات اللازمة لاتخاذ القرارات الصحيحة، ومن خلال السطور التالية لهذه المقالة سوف نتعرف على مفهوم السكرتارية وأهميتها وأهم الدورات في مجال السكرتارية مع فائدة دورة السكرتارية.

مفهوم السكرتارية

تُعرف السكرتارية بأنها أحد الوظائف التي تقوم بمساعدة كافة الإدارات والمدراء، وذلك من خلال إمدادهم بمعلومات فيما يتعلق بمختلف المجالات سواء الفنية أو الأمور المكتبية من أجل أداء جميع المهام المطلوبة، كما تقوم أيضاً بأداء كافة الأعمال الروتينية أو التقليدية من أجل تخفيف الضغط عن المدراء، وذلك يضمن أداء المهام في الوقت المحدد لها وبتكلفة أقل، ويمكن تعريف السكرتير أو السكرتيرة بأنه الشخص المسئول عن مساعدة مديره وأداء كافة الأعمال الروتينية نيابة عنه من حفظ المعلومات وتسجيلها وترتيب جدول الأعمال وتنظيم الوقت بشكل سليم مما يعينه على أداء مهامه بسهولة .

أهمية وظيفة السكرتارية

تحتل وظيفة السكرتارية مكانة مميزة في جميع الشركات والمؤسسات وخاصة في الوقت الحاضر، حيث زادت المهام والأعباء الخاصة بالرؤساء والمدراء، والدور الرئيسي للسكرتارية هو القيام بمساعدة المدراء والرؤساء وتخفيف الضغوط عنهم بالشكل الذي يسمح لهم بالتفرغ من أجل أداء المهام الموكلة إليهم ومتابعة سير العمل، ويمكن إيجاز أهمية السكرتارية في النقاط التالية:

• القيام بالأعمال المكتبية الروتينية.

• ترتيب جدول أعمال المدراء

• جمع كافة البيانات والمعلومات للمدراء حتى يتمكنوا من اتخاذ القرار بشكل سليم.

• حفظ أسرار مكتب العمل وعدم التحدث بها مع أحد مهما كان الأمر.

• إعطاء المدراء الفرصة للقيام بالمهام والوظائف الأساسية.

الصفات والمهارات الواجب توافرها في السكرتير أو السكرتيرة  

يجب أن يتوافر في السكرتيرالسكرتيرة مجموعة من الصفات والمهارات التي تتنوع ما بين صفات شخصية وصفات علمية، وهي:

• الصدق والأمانة، وذلك من أجل المحافظة على أسرار الشركة أو المنشأة.

• اللباقة والتعبير بطلاقة والإنصات بشكل جيد لكافة الأوامر المطلوبة.

• الفطنة والقدرة على التعامل مع مختلف المواقف بشكل صحي.

• الذاكرة القوية والقدرة على التركيز

• الصبر والقدرة على تحمل ضغوط العمل.

• الاهتمام بالمظهر الخارجي.

• الانضباط في العمل والالتزام بالمواعيد.

• القدرة على التواصل مع الآخرين عبر مختلف الوسائل سواء كانت التقليدية أو الحديثة.

• النشاط والقدرة على التنظيم والترتيب.

• الثقة بالنفس وعدم التردد أو الخجل من التعامل مع الآخرين.

• الحصول على مؤهل علمي مناسب يسمح بأداء مهام السكرتارية.

• اتقان اللغات الأجنبية بجانب اللغة العربية وعلى رأسها اللغة الإنكليزية.

• معرفة لوائح العمل التي تُطبق في البلد التي يعمل بها وكذلك يجب أن يكون على معرفة تامة بكافة القوانين المعمول بها في المؤسسات وتحديداً المؤسسة التي يعمل بها.

• إجادة استخدام أجهزة الحاسب الآلي وبرامجه المختلفة.

• القدرة على كتابة التقارير الإدارية.

• إجادة استخدام بعض الأجهزة الخاصة بمجال عمله مثل الآلة الكاتبة وآلة التصوير وغيرها.

دورة السكرتارية التنفيذية المتقدمة والتميز في فن الحوار والاتصال

تهدف هذه الدورة إلى إكساب المشاركين المعارف والمهارات التالية:

• معرفة مفهوم السكرتارية وأهميتها وأنواعها وصفات السكرتير الناجح.

• القدرة على إجراء ومعالجة الاتصالات الهاتفية بمهارة.

• القدرة على تنظيم الاجتماعات بفاعلية.

• القدرة على تنظيم سفريات المدير بكفاءة.

• القدرة على كتابة المراسلات الخارجية والداخلية وفقاً للشروط الشكلية والموضوعية بكفاءة.

• القدرة على معالجة البريد الصادر والوارد بكفاءة.

• القدرة على تنظيم مواعيد المدير بدقة وكفاءة.

• القدرة على استقبال زوار المدير بفاعلية ومهارة.

• القدرة على تنظيم أوراق ووثائق مكتب المدير بفاعلية.

مواصفات السكرتير الناجح:

• اللباقة والذكاء وقوة الذاكرة وحُسن المظهر وحُسن الإنصات وحُسن التصرف

• الإلمام بقواعد وقوانين العمل داخل المؤسسة

• احترام جميع فريق العمل.

• عدم إهدار وقت العمل في الأمور الشخصية.

• إتمام الأعمال، وعدم الاتكال على الآخرين إلاّ في الضرورة.

• وضع الخطط السليمة لتنفيذ الأعمال المطلوب إنجازها.

• إعداد الأدوات المكتبية اللازمة الكافية للعمل.

• تنفيذ الأعمال الصعبة أولاً حتى لا يضيع الوقت في التفكير فيها.

دورة السكرتارية التنفيذية الحديثة

نظراً للتغيرات السريعة التي تؤثر على المؤسسات اليوم، يواجه المدراء والإداريون والمهنيون تحديات متزايدة لتعزيز قدراتهم وقيمتهم عند مدراءهم، وتمثل السكرتارية إحدى الطرق التنفيذية الرئيسية لمواجهة تلك التحديات وأحد أهم ركائز الإدارة في المؤسسات لتطوير أساليب الإدارة وتطبيق الطرق الفعّالة التي ثبت نجاحها في الإدارة وتمكين مدراء المكاتب من تطوير الأداء بما يزيد من فعالية العمل وتخفيض التكاليف المرتبطة به.

تقوم هذه الدورة بتحديد الجوانب العملية والتطبيقية للمهام والمهارات بموظفي السكرتارية، كما تتضمن مجموعة من الأسئلة والأنشطة والحالات التطبيقية التي تهدف إلى تعزيز وتثبيت المعلومات والمهارات اللازمة، وتتناول هذه الدورة موضوعات معرفية يلزم اتقانها، منها مهارات إدارة الوقت، الاتصال الفعّال، مهارة تنظيم المواعيد والاجتماعات، المراسلات الواردة والصادرة، الأرشفة والتنظيم الفني للمحفوظات والفهرسة، كتابة الرسائل والتقارير، السكرتير والعلاقات العامة والإنسانية، كيفية التعامل مع أصناف البشر المختلفة، كيف يتعامل السكرتير مع رؤسائه ومرؤوسيه، الصفات التي يجب توفرها بالسكرتير، أهمية مهارات التفكير وحل المشكلات، ومهارات الإدارة التوافقية وغيرها من المواضيع ذات الصلة.

لا شك أن السكرتارية التنفيذية الحديثة من أهم الوظائف الجوهرية في الحقل الإداري، فالسكرتارية هي المسؤول الأول عن تنفيذ العمل والتنسيق بين الإدارات المختلفة والبريد الصادر والوارد وتحديد المواعيد والمقابلات والاجتماعات، وكل ذلك مع الحفاظ على الوقت مع أقل مجهود مبذول لإتمام العمل بكفاية وفعالية.

في نهاية الدورة سيكون المشاركون قادرين على:

• معرفة المهام والمسؤوليات.

• التعرف على المهارات الأساسية والشخصية.

• معرفة الأساليب التقنية في تنظيم الملفات والوثائق.

• التعرف على التطبيقات الفعلية والعملية.

• معرفة كيفية إعداد التقارير والمراسلات.

• معرفة التطبيقات الإلكترونية والتكنولوجية.

• التعرف على كيفية التطوير الذاتي للمساعدين الإداريين والاتيكيت.

الفئات المستهدفة:

• شاغلو وظائف السكرتارية التنفيذية أو المرشحون لشغلها.

• كل من يجد في نفسه الحاجة لهذه الدورة ويرغب بتطوير مهاراته وخبراته.

فائدة دورة السكرتارية

من خلال دورة السكرتارية سيكتسب الفرد المهارات التالية:

• الأساليب التقنية في تنظيم الملفات والوثائق.

• استخدام الاتصالات المكتبية في حفظ الوثائق.

• التنظيم والإشراف على المحفوظات.

• التصنيف والترميز والفهرسة.

• استخدام الحاسب في الأرشفة.

• حفظ واسترجاع المراسلات والوثائق.

• استخدام التقنيات والأجهزة الحديثة في مجال التداول والحفظ والاسترجاع.

• إعداد التقارير والمراسلات.

• اكتساب القدرات والمهارات اللازمة لتنمية الكتابة والقراءة.

• استخدام الحاسب الآلي وإخراج المراسلات والتقارير.

• تنظيم العمل المكتبي: المواعيد، الوقت، ترتيب الأعمال حسب الأولويات.

• التعامل مع الآخرين وضغوط العمل في مكاتب السكرتارية.

• تبسيط إجراءات العمل المكتبي، والاستخدام الفعّال للهاتف.

• استخدام الأجهزة والبرامج والأدوات المكتبية الحديثة.

• معرفة مهام ومسؤوليات وسمات مدير المكتب، والمساعد الإداري والسكرتير التنفيذي.

• اكتساب مهارات الاتصال.

• التعامل مع المكالمات الهاتفية ومع الزائرين.

• التعامل مع المراسلات والتقارير والمذكرات الداخلية.

• استخدام التجهيزات والتقنيات المكتبية.

• إعداد المراسلات والتقارير بالحاسب الآلي.

• تنظيم معلومات الأشخاص إلكترونياً.

• تنظيم الاجتماعات إلكترونياً.

• تنظيم المحفوظات والوثائق إلكترونياً.

• استخدام الاتصالات الإلكترونية، الإنترنت، والبريد الإلكتروني.

• معرفة مفهوم فن الإتيكيت، وقواعده، وأهميته في مهام السكرتارية.

• القدرة على العمل بدون إشراف والتطوير الذاتي.

• تنمية المفاهيم والاتجاهات الإيجابية.

• اكتساب مهارات استخدام الهاتف.

خاتمة

لم تعد السكرتارية من المهن البسيطة التي يُعتقد أن أي شخص يمكنه القيام بها، وإنما أصبحت تتطلب قدراً عالياً من التأهيل والتدريب سواء من الناحية المهارية أو من الناحية السلوكية لدرجة أنك تجد في بعض المنظمات اليوم بعض السكرتاريين الذين يعدون بمثابة متخذي قرار كما في حالة السكرتير التنفيذي.